Doctrine fiscale togolaise

DOCTRINE FISCALE DU TOGO - 2025 30 © Tous droits réservés ARRETE N°037/2022/MEF/SG/OTR/CG/CI DEFINISSANT LES MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU GUICHET UNIQUE DE DEPOT DES ETATS FINANCIERS (GUDEF) Chapitre I : Objet Art. 1er : Le présent arrêté a pour objet de définir les modalités de fonctionnement du Guichet Unique de Dépôt des Etats Financiers du Togo ci-après dénommé « GUDEF-Togo ». Art. 2 : Le GUDEF -Togo est rattaché au Commissariat des impôts de l'Office Togolais des Recettes (OTR). Chapitre II : Attributions Art. 3 : Le GUDEF-Togo a pour missions de : - collecter les états financiers annuels des entités ; - vérifier avant réception que les états financiers produits et présentés au guichet par les entités sont conformes et ont été préalablement visés ; - mettre l'information comptable et financière à la disposition des utilisateurs ; - tenir et partager les statistiques et autres analyses avec les utilisateurs ; - produire annuellement un rapport. Art. 4 : Les objectifs visés par le GUDEF sont : - la lutte contre la pluralité des états financiers ; - la garantie de l'unicité, l'homogénéité et la comparabilité des états financiers annuels produits par les entités ; - l'amélioration de la qualité de l'information comptable et financière ainsi que sa meilleure lecture et appréciation par les destinataires ou utilisateurs. Chapitre III : Fonctionnement Art. 5 : Les états financiers son t déposés au GUDEF -Togo en version physique et électronique. Le dépôt des états financiers au GUDEF-Togo donne lieu à la délivrance d'une attestation de dépôt. Une circulaire du Commissaire Général précise les modalités de dépôt physique et électronique de s états financiers. Art. 6 : Après vérification par le GUDEF -Togo de la conformité des états financiers déposés, un exemplaire des états financiers est transmis systématiquement aux utilisateurs notamment la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Oues t (BCEAO), l'Institut National de la Statistique, des

DOCTRINE FISCALE DU TOGO - 2025 31 © Tous droits réservés Etudes Economiques et Démographiques (INSEED), le Greffe du Tribunal du commerce, le Commissariat des impôts de l'OTR, et à toute autre personne autorisée sur demande. Art. 7 : Le GUDEF-Togo établit chaque année, en fin d'exercice, un rapport annuel d'activité. Le rapport du GUDEF-Togo est adressé en deux exemplaires au Ministre de l'Economie et des Finances au plus tard le 31 mars de l'année suivant l'exercice concerné. Chapitre IV : Visa Art. 8 : La procédure de visa a pour objet de vérifier la cohérence d'ensemble des états financiers, leur caractère complet ainsi que l'unicité, l'homogénéité et la comparabilité desdits états dans le cadre du référentiel comptable applicable. Art. 9 : La procédure de visa s'applique à toutes les entités soumises à l'obligation de produire des états financiers annuels, à l'exception des contribuables soumis à la Taxe Professionnelle Unique selon le régime forfaitaire. Art. 10 : Avant tout dépôt au GUDEF-Togo, les états financiers doivent être visés. Le visa est délivré : - soit par un membre de l'Ordre National des Experts Comptables et Comptables Agréés au Togo (ONECCA-Togo) ; - soit par un Commissaire aux Comptes ; - soit par le directeur d'un Centre de Gestion Agréé (CGA) ; - soit par le comptable salarié de l'entité agissant pour le compte de son employeur unique ou un comptable agréé près les Cours et Tribunaux de la République Togolaise, pour les entités dont le chiffre d'affaires est inférieur à deux cents cinquante mil lions (250 000 000) francs CFA. Art. 11 : Les dispositions pratiques relatives à la procédure et au coût de délivrance du visa sont fixées de commun accord entre l'OTR et les parties prenantes, à travers une Charte. Chapitre V : Sanctions Art. 12 : Le manquement à leurs obligations, aussi bien par les personnes habilitées à viser les états financiers que par les entités, donne lieu à l'application des sanctions prévues par la réglementation en vigueur. Chapitre VI : Disposition finale Art. 13 : Le Commissaire Général de l'Office Togolais des Recettes est chargé de l'exécution du présent arrêté qui est publié au Journal Officiel de la République Togolaise.

DOCTRINE FISCALE DU TOGO - 2025 33 © Tous droits réservés 7. registre des bénéficiaires effectifs: répertoire physique ou électronique dans lequel sont conservées les informations sur les bénéficiaires effectifs sous la res ponsabilité des professionnels effectifs ; 8. société : entité économique créée par deux (2) ou plusieurs personnes qui conviennent, par un contrat, d' affecter à une activité des biens en numéraire ou en nature, ou de l'industrie, dans le but de partager les bénéfices, les économies ou les pertes qui pourront en résulter ; 9. titre: terme générique désignant une part de toute espèce de placement, de participation, d'investissement négociable ou pouvant être acquis par souscription ou par échange. Chapitre II: Modalités d'identification des bénéficiaires effectifs Art. 3: Les bénéficiaires effectifs sont identifiés de la manière suivante : 1. dans le cas d'une entité ou d'une société, sont considérées comme bénéficiaires effectifs : 1.1. les personnes physiques qui, en dernier lieu, détiennent directement ou indirectement une participation de contrôle ; 1.2. s'agissant des sociétés de capitaux, les personnes physiques qui détiennent en dernier ressort, directement ou indirectement, 25% ou plus des parts du capital ou des droits de vote sont réputées exercer une participation de contrôle ; 1.3. les personnes physiques qui contrôlent, par tout moyen, de fait ou de droit, la personne morale, si aucune des personnes physiques mentionnées au point (1) n'est identifiée en tant que bénéficiaire effectif, ou lorsqu'il existe des doutes sur la qualité de bénéficiaire effectif des personnes identifiées en application du point (I) ; et 1.4. la personne physique pertinente qui occupe la position de dirigeant principal, lorsqu'aucune des personnes physiques mentionnées aux points (I) et (2) n'est identifiée. 2. Dans le cas d'un trust ou d'une fiducie, sont considérées comme bénéficiaires effectifs toutes les personnes physiques suivantes : 2.1. le ou les constituants ; 2.2. le ou les administrateurs, fiduciaires ou trustees ; 2.3. le protecteur, le cas échéant ; 2.4. le ou les bénéficiaires ; et 2.5. toute autre personne physique exerçant, directement ou indirectement, de fait ou de droit, un contrôle effectif en dernier ressort sur le trust ou la fiducie. Lorsque l'une des fonctio ns mentionnées au point (I) à (4) est exercée par une personne morale ou une construction juridique, les bénéficiaires effectifs de cette personne morale ou construction juridique doivent être identifiés comme bénéficiaires effectif du trust ou de la fiducie. Lorsque la ou les personnes physiques bénéficiaires du trust ou de la fiducie n'ont pas encore été désignées, la ou les catégories de personnes dans l'intérêt principal de laquelle ou desquelles la

DOCTRINE FISCALE DU TOGO - 2025 34 © Tous droits réservés construction juridique a été constituée ou opère doivent être identifiées de sorte que l'identité du ou des bénéficiaires puissent être établie au moment du versement des prestations au moment où le ou les bénéficiaires auront l'intention d'exercer les droits acquis. 3. Dans le cas des autres constructions jurid iques similaires aux trusts et fiducies, sont considérées comme bénéficiaires effectifs les personnes physiques occupant des positions équivalentes ou similaires. Chapitre III : Personnes ayant l'obligation de tenue du registre des bénéficiaires effectifs Art. 4 : Les notaires, avocats, huissiers, experts comptables, comptables agréés, commissionnaires en douane agréés et assimilés et tous autres professionnels doivent requérir et conserver dans un registre prévu à cet effet les informations adéquates, exac tes et actualisées sur les bénéficiaires effectifs de leurs clients, y compris les sociétés, entités et constructions juridiques pour lesquelles leurs services sont requis. Les informations sur les bénéficiaires effectifs doivent être requises et détenues par les professionnels lors des formalités relatives à la création, à la modification, à la transformation, à la liquidation, à la dissolution et à chaque prestation ou intervention. Art. 5 : Avant d'entrer en relation d'affaires avec leur client ou de les assister dans la préparation ou la réalisation d'une transaction, les professionnels mentionnés aux articles 4 et 26 du présent arrêté, identifient leur client et, le cas échéant, le bénéficiaire effectif de la relation d'affaires par des moyens adaptés et vérifient ces éléments d'identification sur présentation d'une pièce d'identité ou de tout autre document en tenant lieu. Ils identifient dans les mêmes conditions leurs clients occasionnels et, le cas échéant, le bénéficiaire effectif de la relation d'a ffaires, lorsqu'ils soupçonnent que l'opération pourrait participer au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme ou lorsque les opérations sont d'une certaine nature ou dépassent un certain montant. Art. 6 : Les institutions financières sont tenues de requérir et de conserver dans un registre prévu à cet effet les informations adéquates, exactes et actualisées sur les bénéficiaires effectifs de leurs clients lors de toute opération d'ouverture, de transformation et de clôture des comptes ainsi que lors de toute opération de change, de mouvements de fonds et de règlement de toute nature avec une institution ou une personne située hors du Togo. Art. 7 : Les compagnies d'assurance et de réassurance sont tenues d'identifier et de conserver dans un registre prévu à cet effet des informations adéquates, exactes et actualisées sur les bénéficiaires effectifs des contrats d'assurances. Art. 8 : Les entités, les sociétés ou les constructions juridiques sont tenues d'obtenir et de conserver dans un regist re tenu à cet effet les informations adéquates, exactes et actualisées sur les bénéficiaires effectifs ainsi que les modalités de détermination des bénéficiaires effectifs et les pièces justificatives obtenues.